Die Digitalisierung hat eine Vielzahl von neuen Kanälen geschaffen. Diese gleichzeitig mit relevantem Inhalt zu bespielen bedeutet einen grossen Aufwand, wenn Medienunternehmen dabei manuell vorgehen. Aus der Erfahrung mit unseren Kunden ist uns bekannt, dass es viel Zeit und Geld kostet, Dokumente mit herkömmlichen Textverarbeitungsprogrammen für unterschiedliche Kanäle aufzubereiten.
Wir von Xpublisher wollten es aber genauer wissen. Gemeinsam mit dem Digital Publishing Report (dpr) starteten wir eine Umfrage zum Status quo des Dokumentenhandlings – von der automatisierten und kollaborativen Erstellung bis zur Distribution.
Im September 2021 beantworteten insgesamt 87 Vertreter unterschiedlicher Verlage unsere Fragen und lieferten spannende Erkenntnisse.
Automatisierung im Verlagsprozess
Die erste Frage lautete: „Welche Rolle spielt in Ihrem Unternehmen die Automatisierung des Verlagsprozesses, von der Erstellung bis hin zur Publikation Ihrer Inhalte?“
Die Mehrheit – 60 Prozent der Befragten – erachtet Automatisierung als sehr bedeutend und nutzt diese bereits in gewissen Bereichen. Für 20 Prozent ist Automatisierung wichtig und die Implementierung bald geplant. Zehn Prozent sehen Chancen darin, aber eher auf längere Sicht. Und für weitere zehn Prozent spielt Automatisierung aktuell eine untergeordnete Rolle.
Die Umfrage zeigt, dass Automatisierung für 90 Prozent der Teilnehmenden ein zentraler Aspekt ist – doch der Grad der Umsetzung variiert. Auch die schon automatisierten Prozesse unterscheiden sich von Verlag zu Verlag.
Schwerpunkt der Automatisierung
Um noch mehr Details zu erfahren, stellten wir als nächstes die Frage: „In welchen Bereichen setzt Ihr Unternehmen bereits auf Automatisierung?“ Durch die Multiple-Choice-Form waren mehrere Antworten erlaubt.
44 Prozent automatisieren bereits Herstellung und Layout, 20 Prozent den Publikationsprozess. Wieder- bzw. Zweitverwertung von Inhalten nennen 12 Prozent der Befragten als Einsatzgebiet. Bei 8 Prozent findet Automatisierung im Review-Prozess und bei 4 Prozent in einem anderen Verlagsbereich statt. Die verbleibenden 12 Prozent der Teilnehmenden setzen derzeit noch nicht auf automatisierte Workflows.
Die Antworten lassen deutlich erkennen: Der Schwerpunkt der Automatisierung liegt bei Verlagen in der Herstellung und dem Layout. Grosses Potenzial dagegen bieten der Publikationsprozess sowie die Zweitverwertung von Inhalten. Das impliziert, dass für eine effiziente Automatisierung von der Dokumentenerstellung bis zur -distribution heute oft noch die richtige Basis und das geeignete Tool fehlen.
Strukturierte Inhalte
Diese Basis bilden strukturierte Daten. Informationen aus statischen Word- oder PDF-Dokumenten zu extrahieren, ist einerseits umständlich, andererseits fehleranfällig. Deshalb muss bereits die Generierung strukturiert und komponentisiert erfolgen. Konkret bedeutet das: Es braucht zielgruppengerecht erstellte und ihrem Verwendungszweck angepasste Inhalte, die sowohl von Menschen als auch von Maschinen lesbar sind. Die dafür nötige Struktur ergibt sich aus semantisch ausgezeichneten Informationen. Das macht Dokumente maschinenlesbar und ermöglicht eine einfache Aufbereitung zur Weiterverarbeitung – beispielsweise für die Distribution in unterschiedlichen Kanälen und Formaten.
Die Generierung und Bearbeitung von strukturiertem, semantischem Content gelingt mit Xeditor (Editor in Xpublisher) rasch und erfordert keine technischen Kenntnisse. Die Aufteilung von Inhalten in kleine, granulare Informationseinheiten erfolgt ohne Aufwand und „Word-ähnlich“ nach einer semantischen Struktur. Mit Xeditor funktioniert das unkompliziert, intuitiv – und zudem ortsunabhängig sowie teamübergreifend.
Effiziente Kollaboration
Dass beim Schaffen von Inhalten und deren Publikation Teamwork wichtig ist, es hier aber noch „Luft nach oben“ gibt, verdeutlichen die Antworten auf unsere dritte Frage:
38 Prozent setzen bei der Content-Erstellung auf Kollaboration, bei Herstellung und Layout arbeiten 24 Prozent zusammen. Weitere 19 Prozent der Befragten vertrauen im Review-Prozess auf Teamwork. Bei 14 Prozent erfolgt (noch) keine Kollaboration.
Dabei ist gerade die Generierung von Inhalten meist ein Gemeinschaftsprojekt mit vielen Beteiligten – vom Autor bis hin zum Lektor. Xeditor vereinfacht diese Zusammenarbeit. Durch seine webbasierte Architektur organisiert der Editor XML-Dokumente online und speichert sie zentral ab, beispielsweise in Xpublisher. Die integrierte, auf dem BPMN-Standard basierende Workflow-Engine stellt den zentralen Baustein des Redaktionssystems dar. Sie automatisiert Prozesse und fördert die Kooperation der Beteiligten. Es ist nicht mehr notwendig, Dokumente umständlich per E-Mail zu versenden. Das erleichtert die ortsunabhängige Abstimmung aller Teammitglieder erheblich. Autorinnen und Autoren können sich so ganz auf den Inhalt konzentrieren.
Fazit
Die Ergebnisse unserer Umfrage mit dem dpr unterstreichen, dass automatisierte Prozesse für mehr Effizienz in Verlagen sorgen und daher unumgänglich sind. Bei der Automatisierung und Kollaboration im Rahmen der Erstellung sowie Distribution von Dokumenten in Medienunternehmen besteht jedoch noch viel Potenzial.
Zum Autor
Matthias Kraus ist Gründer und Geschäftsführer der Xpublisher GmbH. Seit 2001 berät er zahlreiche führende internationale Unternehmen und Organisationen aus Verlagswesen, Luft- und Raumfahrt, Technologie, Bildung, der Öffentlichen Verwaltung und vielen weiteren Branchen im Bereich des Multichannel-Publishings und begleitet sie auf dem Weg in die Digitalisierung.
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