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ClickUp-Hack für Stream Deck: Aus E-Mails Tasks machen

Dieser Beitrag ist Teil der Serie ClickUp-Hacks für Stream Deck
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Einmal Button drücken und die Mail vor mir ist bereits als To Do im ClickUp. Ja, es ist so einfach.

Bei diesem Workflow mache ich mir die ClickUp-Funktion zu nutze, Tasks per E-Mail zu erstellen sowie den «Multi-Aktion»-Button im Stream Deck, den ich «ToDo an ClickUp» nenne. Ein «Multi-Aktion»-Button kann – wie der Name vermuten lässt – mehrere Aktionen beinhalten und nacheinander auslösen. Um eine E-Mail an eine ClickUp-Liste weiterzuleiten, brauchst du folgende Aktionen in deiner Multiaktion:

1. Aktion: Hotkey

Ein «Hotkey» in Stream Deck löst ein Tastaturkürzel aus. Um einen «Weiterleiten»-Klick bei einer E-Mail zu simulieren, musst du das entsprechende Tastaturkürzel deines E-Mail-Programmes kennen. Bei Apple Mail und Spark Mail ist es Shift+CMD+F.

Die Einstellungen des ersten Hotkeys.

2. Aktion: Verzögerung

Weil der Compi einen Moment braucht, um das neue E-Mail-Fenster mit der zu weiterleitenden Nachricht aufzumachen, füge ich 1000 Millisekunden (also eine Sekunde) Verzögerung ein, bevor die nächste Aktion ausgelöst wird, damit diese nicht ins Nirvana führt. Wenn dein Compi etwas langsamer unterwegs ist als meiner, dann erhöhe einfach die Verzögerung dementsprechend, z. B. auf 2000 ms.

Eine Sekunde Verzögerung einfügen.

3. Aktion: Text

Die Aktion «Text» fügt einen vordefinierten Text an der aktuellen Cursor-Position ein. Da Apple Mail und Spark Mail beim Weiterleiten netterweise den Cursor gleich ins Empfänger-Feld setzen, gebe ich hier die Mail-Adresse meiner ClickUp-Liste an, an die das Mail geschickt werden soll. Wichtig: Dieser Schritt funktioniert nur, wenn dein Mailprogramm nach dem Klick auf «Weiterleiten» den Cursor ebenfalls automatisch ins Empfänger-Feld setzt.

E-Mail-Adresse der ClickUp-Liste einfügen.

4. Aktion: Hotkey

Der letzte Schritt ist nochmal ein Hotkey, dieses Mal mit dem Tastaturkürzel, um eine E-Mail abzusenden. Im Fall von Apple Mail ist das Shift+CMD+D und bei Spark: CMD+Enter. Wenn du ein anderes Mailprogramm benutzt, verwendest du natürlich das entsprechende Mail-senden-Tastaturkürzel davon.

Hotkey, um die E-Mail abzusenden. In diesem Beispiel für Spark.

Tadaaaa!

Für’s Äusserliche kannst du deinem Button noch ein schönes Icon mitgeben und wenn du nun also eine Mail ansiehst und deinen «ToDo an ClickUp»-Button auf dem Stream Deck drückst, erscheint sie Sekunden später als Task in deiner ClickUp-Liste.

Anwendungstipp

Falls du mehrere Listen hast, an die du regelmässig E-Mails senden möchtest, kannst du mit Copy/Paste diesen Button einfach kopieren, E-Mail-Adresse anpassen und fertig.

Ich persönlich liebe diesen Button, weil ich mit einer persönlichen To Do-Liste im ClickUp arbeite, in die ich einfach alles «mal reinschmeisse», damit ich’s nicht vergesse. Mittels ClickUp-Automations werden allen Tasks, die ich dort reinschreibe, mir zugeordnet und das heutige Datum als Due Date gesetzt. Somit erscheint alles in meiner Home-Ansicht, die mich durch den Tag begleitet. Während ich die Liste der heutigen Task durchgehe, ordne ich meine «Brain Dump»-Einträge den korrekten Listen und Tagen zu.

Dieser Beitrag ist Teil der Serie ClickUp-Hacks für Stream Deck

Über mich

  • Denise Rankwiler

    Eidg. dipl. Kommunikationsdesignerin, GL bei schmizz communicate 360°, Co-Gründerin von ProDemenz, Projektleiterin Content beim publishing.club. Passionierte Fotografin, YOOtheme- und ClickUp-Expertin. Immer auf der Suche nach neuen Wegen zur perfekten Work-Life-Blend 😎

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