Zeiterfassung – wenn ich das Wort höre, kommt bei mir definitiv nicht viel Freude auf. Oder besser: kam. Seit ich diese Aufgabe vom Compi auf’s Stream Deck verlegt habe, macht’s sogar fast Spass, ist irgendwie fast schon gamifiziert.
Das Drumherum
Um meine Zeit mit dem Stream Deck zu erfassen, nehme ich den Umweg über die kostenlose Version von Toggl, denn für diese Zeiterfassungs-App gibt es sowohl für ClickUp als auch für Stream Deck eine Extension. Das hilft mir, Projekt-Buttons zu erstellen, um einen Toggl-Timer zu starten und zu stoppen, dessen Zeit via Toggl-Integration an ClickUp gesendet wird.
ClickUp vorbereiten
Zuerst musst du deinen ClickUp-Account mit Toggl verbinden. Das musst du im Chrome machen. ClickUp verbindet sich mit Toggl über eine Chrome-Erweiterung, weswegen die Toggl-Integration nur für die Webversion von ClickUp und nicht für die App verfügbar ist. Das spielt später dann aber keine Rolle mehr im Gebrauch mit Stream Deck. Wenn du lieber in der App arbeitest, kannst du das weiterhin machen.
Als nächstes ist es wichtig, dass du auch die Toggl App direkt mit ClickUp verbindest. Denn nur so kann Toggl auch Daten an ClickUp zurücksenden.
Eine detaillierte Anleitung dafür findest du hier in den ClickUp Docs.
Stream Deck vorbereiten
In der Stream Deck-Software musst du nun das Toggl-Plugin installieren, welches du im Stream Deck Store findest. Danach findest du in der rechten Seitenleiste im Abschnitt «Benutzerdefiniert» einen neuen Eintrag, der «Toggl» heisst.
Ziehe diesen Toggl-Eintrag einfach auf einen freien Button. Nun musst du deine Toggl-API angeben. Stream Deck erleichtert dir das Leben, in dem du mit Klick auf «Get Toggl API Token» gleich auf dein Toggl-Profil kommst (vorausgesetzt du bist bereits in deinem Browser dort eingeloggt). Jetzt musst du nur noch ganz nach unten scrollen, dort im Abschnitt «API Token» auf «Click to reveal» klicken und schon siehst du deine Toggl-API, die du brauchst.
Nachdem du die API eingeben hast, musst du deinen Workspace festlegen. Die Auswahl eines Projektes ist optional. Wenn du sowieso nicht mit Toggl arbeitest, lass es einfach weg. Wenn du Toggl aber eh schon liebst, wähle das Projekt aus, auf das du Zeit tracken möchtest. Kleiner Wermutstropfen: Die Kundennamen zu den Projekten werden dir nicht angezeigt. Wenn du viele identische Projektnamen im Toggl hast, macht es Sinn, dort auch den Kundenname nochmal zu erwähnen.
Ob Toggl nun eh schon ein Teil deines Alltags ist oder nicht – das Wichtigste ist, das du im Feld «Entry Name» die Task-ID deines ClickUp-Tasks angibst, auf den du Zeit tracken möchtest. Du kannst auch noch weitere Beschreibungen einfügen. Wichtig ist einfach, dass die ID in diesem Feld irgendwo drin ist. Damit erkennt ClickUp auf welchen Task du gerade Zeit trackst.
Keep on tracking
Das wär’s! Du hast einen ClickUp-Timetracking-Button auf deinem Stream Deck erstellt! Per Copy/Paste kannst du nun diesen Button beliebig oft kopieren und einfach die Task-ID austauschen. Dann kannst du deine Tracking-Buttons noch mit dem Kunden-Logo versehen – et voilà – deine Zeiterfassung hast sich gerade um den Faktor 10 vereinfacht.
Gut zu wissen
- Es kann bis zu einer halben Stunde dauern, bis die Einträge von Toggl ins ClickUp synchronisiert sind. Also keine Panik, falls du sie nicht sofort siehst.
- Wenn ein Timer läuft, kannst du entweder den Button nochmals drücken, um den Timer wieder zu stoppen. Oder du startest mit einem anderen Button einfach einen anderen Timer. Dann wird der alte automatisch gestoppt.
- In ClickUp kannst du Toggl-Einträge leider nicht bearbeiten. Du kannst das aber in Toggl tun und ClickUp wird sie dementsprechend updaten.
- Damit das funktioniert musst du die Toggl App offen haben.
Praxistipp: Toggl-App-Button
Da ich sowieso ein Heavy User bin von Toggl, bewährt sich bei mir ein «Öffnen-Button», der die Toggl-App in den Vordergrund holt. So kann ich schnell noch weitere Beschreibungen zum Zeiteintrag eingeben oder bei Bedarf auch Kunde und Projekt wechseln. Oder die Zeit korrigieren, wenn ich vergessen habe, den Timer über Mittag abzustellen…
Zugegeben, das Einrichten ist etwas tricky, aber wenn das Grundsetting mal steht, sind in Sekundenschnelle weitere Zeiterfassungs-Buttons erstellt. Ich persönlich möchte das Stream Deck dafür nicht mehr missen. Es ist definitiv das effizienteste Zeiterfassungstool (obwohl es ja eigentlich gar keins ist), das ich kenne. Und ich habe schon viele ausprobiert.
Bonus-Hack: Der «Telefon-Button»
Da mir Multitasking überhaupt nicht liegt, habe ich mir eine Multiaktion mit einer Zeiterfassung und Spotify-Stopp (gibt’s im Stream Deck Store als Plugin) erstellt, der die Zeit in einem Sammel-Projekt erfasst. Den platziere ich per Copy/Paste in jedem Ordner auf den letzten Button unten rechts. Wenn ich nun einen Anruf bekomme, drücke ich einfach diesen «Telefon-Button» und weise den so entstandenen Zeiteintrag im Nachhinein (natürlich mit Drücken des oben erwähnten Toggl-nach-vorne-hol-Buttons) dem richtigen Kunden zu. So kann ich mich entspannt auf’s Zuhören konzentrieren, ohne dass ich zuerst die Musik abstellen, im Nachhinein dann die Telefonzeit wieder vom laufenden Eintrag abziehen und einen neuen für die Zeit des Anrufes erstellen muss.
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