Schulung, Arbeiten und Korrekturen in Einem
Im 2. Teil dieser Serie haben wir die einfache Navigations-Verwaltung und Onlinemarketing-Möglichkeiten, in unserem Redaktions-System angeschaut. Damit können Redakteure die Webseiten-Navigation einfach verwalten und nach belieben anpassen. Ausserdem haben Sie mit verschiedenen Optionen für SEO und weitere Marketing-Massnahmen mächtige Tools zur Verfügung.
Als letzter Punkt sei, obwohl nicht direkt mit dem Redaktions-System verbunden, die Schulung eines Redakteurs genannt. Viel zu oft wurde diese in der Vergangenheit vernachlässigt, was natürlich drastische folgen für die Zukunft der Webseite hatte.
Bisherige Schulung der Web-Redakteure
Meist wurde die Webseite nach den vorgegebenen Screens fertig entwickelt, dann wurde eine zweistündige Intensiv-Schulung gegeben und nach ca. drei Wochen begann der Redakteur mit dem Abfüllen und Erfassen der Inhalte. Das nach drei Wochen nicht mehr viel Wissen übrig ist, versteht sich fast von selbst. Für beide Parteien ist nun ärgerlich, dass der Redakteur ständig nachfragen muss, wenn etwas nicht mehr so klar ist, wie es an der Schulung noch war. Weit schlimmer als der nachträgliche Zeitverlust, wiegt aber der ständige Zerfall des Grundkonzeptes, welcher ebenfalls nach nur zwei Stunden weder vermittelt noch nach drei Wochen in Erinnerung bleibt.
Optimierte Schulung und Zusammenarbeit mit den Redakteuren
Daher haben wir bei WeLoveYou die Schulung neu angepasst.
1. Visuelle Nachschlage-Screens
Im Vorfeld erarbeiten wir mehrere Blätter, mit den verschiedenen Screens und den darauf verwendeten Modulen und Layouts. Ein Auszug daraus kann wie folgt aussehen:
Diese drucken wir auf A3 aus und übergeben Sie am Anfang der Schulung den Redakteuren. So können Sie auch im Nachhinein kurz nachschauen, wie eine Webseite oder ein bestimmter Bereich aufgebaut wurde.
Natürlich können auch die Seitentemplates verwendet und danach nur noch der Inhalt angepasst werden. Manchmal/Meistens möchten Redakteure aber auch Seiten anders umsetzen, z.B. weil ein bestimmter Inhalt nicht gestaltet wurde. Dann macht es Sinn, nur bestimmte Blöcke nachzubauen oder zu kombinieren und nicht eine komplette Seite.
2. Schulung und Umsetzen in einem
Als nächster wichtiger Punkt informieren wir unsere Kunden bereits im Vorfeld, sich 2-3 Tage zu reservieren, um an der neuen Webseite arbeiten zu können. Dabei laden wir sie ein, dies bei uns zu tun. Wir beginnen mit einer Schulung und die Redakteure starten nach der Schulung sofort mit der praktischen Umsetzung an realen Inhalten. So wird das Wissen sofort vertieft und Wissenslücken werden umgehend sichtbar. Die Redakteure können bei Fragen natürlich jederzeit nachfragen und müssen nicht auf eine Mail-Antwort warten. So garantieren wir schnelles und motivierendes Schaffen ohne Unterbrüche.
Meistens kann, je nach Vorbereitung der Redakteure, in dieser Zeit schon ein Grossteil der Webseite umgesetzt werden.
3. Zeitgleiche Korrekturen bei Fehlern oder Wünschen
Ein weiterer Vorteil der nahen Zusammenarbeit ist der direkte Workflow. Während dem Erfassen von Inhalten werden meistens (Überlegungs-) Fehler sichtbar, welche beim normalen Testen nicht aufgefallen waren. Auch merkt der Kunde oft, dass ein Modul so doch nicht ganz optimal ist und einige Felder anders sein sollten. Solche Anpassungen können dann in der Regel direkt umgesetzt werden, da wir uns während dieser 2-3 Tage Zeit frei halten, was wieder ein unterbrechungsfreies Arbeiten der Redakteure gewährleistet.
Dies ist extrem motivierend für Redakteure, da sie uns mehr als Partner denn als Dienstleister wahrnehmen, was auch unserer Vision entspricht. Wir arbeiten während dieser Zeit Hand in Hand und für das gleiche Ziel. Optimal ist am Ende, wenn die Aufschaltung der Webseite zusammen erfolgt, quasi den “Go-Live-Knopf” zusammen gedrückt wird um danach auf das erfolgreiche Projekt anzustossen.
Positive Effekte – Kunde und Mitarbeiter
Durch die gemeinsame Zusammenarbeit wird die Bindung gestärkt, man kennt sich und der Kunde versteht etwas besser, wie aufwendig und komplex ein Webprojekt sein kann. Eine weitere Zusammenarbeit, z.B. im Bereich Online-Marketing, ist dann eher ein Thema, nicht zuletzt, wenn der zuständige Mitarbeiter bereits mit den Redakteuren direkt in Kontakt kam. Der Kunde ist fit im CMS und muss nur noch Fleissarbeit leisten, ohne sich immer wieder neu ins System zu einzuarbeiten.
Nicht zuletzt profitieren aber auch die Umsetzer von der engen Zusammenarbeit. Einerseits besteht ein enger Kontakt zum Kunden und man erhält direktes Feedback auf die eigene Arbeit. Daneben stauen sich Web-Projekte nach der Fertigstellung durch die Programmierung nicht lange auf, da die Inhaltsbefüllung meistens schneller abgeschlossen wird. Dies vor allem, weil der Kunde keine grosse Hemmschwelle von dem CMS mehr hat. So kann ein Projekt in vergleichsweise kurzer Zeit durchgeführt werden, was motiviert und auch wirtschaftlich attraktiver ist.
Fazit: Bestes Redaktions-System
Ich konnte während dieser drei Beiträgen nicht auf alle Details eingehen. Die wichtigsten Punkte wurden vertieft. Dabei habe ich unsere langjährig erarbeiteten Vorgehensweise und Erfahrungen aufgezeigt. Falls Ihr mit dem provokativen Titel nicht einverstanden seit meldet euch. Meldet euch wenn ihr ein besseres System habt oder kennt. Auch einzelne Punkte oder spannende Tools sind willkommen. Das beste System kann noch besser werden. Man hat nie ausgelernt. Wir möchten uns bei WeLoveYou weiter entwickeln und Prozesse vereinfachen.
WeLoveYou freut sich, immer wieder neue Projekte direkt mit dem Kunden aber auch mit visuellen Agenturen und Grafikateliers zu realisieren. Wenn Ihr uns also kennen lernen möchtet, könnt Ihr euch gerne an mich oder direkt an WeLoveYou wenden.
