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EasyCatalog: Zahlenformatierung leichtgemacht

Zahlen können mit EasyCatalog frei formatiert werden.
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Zahlen kommen aus praktisch jeder Datenquelle, sei es als Artikelnummern, Massangaben, Preise oder sogar als Geodaten, etwa zu Veranstaltungsorten. Allerdings übergibt jede Datenquelle die Zahlen etwas anders formatiert, sodass du nach dem Import der Daten in die EasyCatalog-Palette bekanntgeben musst, wie du diese Zahlen letztendlich im Layout darstellen möchtest. EasyCatalog bietet dir hierfür umfangreiche Einstellmöglichkeiten für die verschiedensten Typen von Zahlen an, die ich dir im Folgenden vorstelle.

Erster Blick in die EasyCatalog-Feldoptionen

Nach einem Standardimport ist typischerweise allen Feldern das Format “Alphanumerisch” zugewiesen; dies ist die Werksvoreinstellung von EasyCatalog:

Das Dropdown “Format” bietet dir nun folgende alternativen Formate an:

In der zweiten Abteilung – durch waagerechte Striche optisch abgetrennt – findest du alle Feldformate, die für Zahlenwerte vorgesehen sind:

  • Zahl: Gedacht für Ganzzahlen (“integer”), allerdings auch mit der Möglichkeit, eine feste Anzahl Nachkommastellen zu vergeben, bis zu sechs Stück;
  • Prozentangabe: Dem Zahlenwert wird einfach ein Prozentzeichen anhängt, und du kannst ebenfalls eine feste Anzahl Nachkommstellen einstellen;
  • Währung: Dem Betrag wird ein Währungszeichen vor- oder nachgestellt – viel Auswahl hast du hier allerdings nicht;
  • Benutzerdefiniert: Das ist die eigentlich interessante Auswahlmöglichkeit, auf die wir im Folgenden ausführlich eingehen, weil sie dir erlaubt, die eingehenden Zahlen nahezu beliebig zu formatieren.

Zahlentrenner: ein- und ausgehend

Um deine Zahlen zuverlässig wie gewünscht zu formatieren, musst du zwei Dinge unabhängig voneinander prüfen und ggf. entsprechend einstellen:

  • die Dezimal- und Tausendertrenner der eingehenden Zahlen;
  • Dezimal-/Tausendertrenner der ausgehenden Zahlen, so wie du sie im Layout sehen möchtest, plus ggf. weitere Ergänzungen wie Nachkommastellen, Zusatzzeichen usw.

Trenner der eingehenden Zahlen: Dies stellst du in der Kategorie “Erweitert” der betreffenden Feldoptionen ein:

Hier stimmt die Lebenserwartung ziemlich sicher nicht – eine ganz typische Folge der falsch eingestellten eingehenden Trennzeichen.

So ist die Lebenserwartung schon plausibler.

Trenner und andere Einstellungen der ausgehenden Zahlen: Am einfachsten klickst du auf “Konfigurieren” und triffst im Dialogfeld die gewünschten Einstellungen:

Dezimal: Trenner zwischen der Ganzzahl und den Nachkommastellen.
Tausender: Trenner zwischen Tausenderstelle und nachfolgender Stelle, und ebenso alle drei Ziffern weiter links, also auch zwischen der Million und den Hunderttausend usw.
Dezimalstellen: So viele Dezimalstellen bekommst du immer – also auch z.B. “24,0”. Siehe aber dazu weiter unten.
Präfix / Suffix: Hier kannst du beliebige Zeichenketten eingeben, die dann jeder Zahl voran- (Präfix) bzw. nachgestellt (Suffix) werden. Hierbei kannst du auch einige InDesign-Metazeichen verwenden, etwa “^S” für ein geschütztes Leerzeichen oder “^t” für einen Tabulator.
Entferne: Kommen deine Zahlen bereits ganz oder teilweise mit einer Zusatzinformation, etwa einem Währungskennzeichen, dann kannst du dieses hier gezielt entfernen lassen. Trage dazu einfach das zu entfernende Zeichen ein.
Nullen am Ende entfernen: Diese Option aktivierst du dann, wenn du zwar grundsätzlich Nachkommastellen haben willst wie “2,4” oder “76,28”, aber nach dem Komma nur sog. geltende Ziffern sehen möchtest, d.h. ganze Zahlen als “24” oder “3” und eben nicht als “24,0” oder “3,00”.

Noch einige wichtige Hinweise

Wenn du das Feldformat “Benutzerdefiniert” wählst, dann wirken Bereinigungsoptionen aus der Kategorie “Allgemein” nicht mehr – die Umformung der Zahlen ist sozusagen bereits die Bereinigung. Auch die “Vorverarbeitung”, etwa per LUA, wirkt nicht. Ein allgemeines Präfix / Suffix kannst du allerdings noch hinzufügen – das ist manchmal deshalb interessant, weil du in diesem auch die Befehle aus dem EasyCatalog-Befehlssatz verwenden kannst, also etwa “FIELDSTR(…)” oder “FIELDVAL(…)”:

Wenn du weniger Dezimalstellen eingibst als deine Zahlen aufweisen, dann rundet EasyCatalog kaufmännisch, das heisst: bis ,49 wird ab- und ab ,50 wird aufgerundet. Aus “75,6” wird dann also “76”.

Obwohl das Feldformat “Benutzerdefiniert” heißt und obwohl du vielleicht Währungskennzeichen, Leerzeichen oder andere Nicht-Zahlzeichen hinzugefügt hast, bleibt das Feld hinter der Kulissen ein Zahlenfeld. Das heisst insbesondere, dass du die Palette nach diesem Feld nummerisch sortieren kannst – hier: kleinstes bis grösstes Bruttosozialprodukt (GNP):

Schau besonders genau hin, wenn deine Daten aus Excel kommen. Was du im Excel-Fenster siehst, muss überhaupt nicht mit dem übereinstimmen, was tatsächlich geliefert wird. Gewöhnlich liefert Excel Zahlen immer mit dem für das Betriebssystem eingestellten Trenner, also z.B. dem Dezimalkomma und ggf. dem Tausenderpunkt bei einem deutsch-deutschen Betriebssystem. Prüfe im Zweifel, wie die betreffende Spalte in Excel konfiguriert ist durch einen Rechtsklick dort und “Zellen formatieren”.

Wenn für deine spezielle Publikation selbst diese Einstellmöglichkeiten nicht ausreichen oder aber die Zahlen in verschiedenen Formaten kommen, die du erst analysieren musst, dann kannst du immer noch das Feld als “Alphanumerisch” lassen und eine “Vorverarbeitung” per LUA durchführen – da hast du dann tatsächlich alle denkbaren Möglichkeiten.

Über mich

  • Rudi Warttmann

    Gelernter Schriftsetzer und M.Sc. in Technischer Kommunikation, Adobe Certified Instructor (ID, IC, AI, PS, AC) seit 2003 und EasyCatalog-Integrator/Trainer seit 2006. Mein Arbeitsfeld ist die umfassende Beratung und Unterstützung rund um die Automatisierung von Publikationen aller Art aus Datenquellen aller Art - von einfachen CSV-Dateien bzw. hin zu PIMs oder ERPs. Hierbei sind gewöhnlich Adobe InDesign und das Plug-in «EasyCatalog» im Einsatz. Alle meine Leistungen kann ich auf Deutsch, Französisch und Englisch anbieten. Seit 1992 bin ich selbstständig mit "topset.de"; seit 2021 darf ich an der HFMT in Zürich das Fach "Crossmedia" unterrichten.

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