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Interface monday.com & WoodWing – nahtlose Themenplanung und Produktion

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Wahrscheinlich haben viele darauf gewartet: Denn der spezielle Fall der «Themenplanung» hat manch einem Medienhaus oder Verlag schlaflose Nächte bereitet – oder zumindest zahlreiche Stunden an Mehraufwand. Denn einerseits war die Themenplanung allenfalls nicht ganz so übersichtlich und nutzerfreundlich und andererseits gab es keinen nahtlosen Übergang von der Planung zur Produktion. Entsprechend musste vieles doppelt erarbeitet werden. Die Spezialisten und Entwickler der a&f haben dem ein Ende gesetzt: Für die zahlreichen Kunden, die mit WoodWing Studio arbeiten, schafft das Interface zu monday.com Abhilfe. Ab sofort sind Themenplanung und Produktion nahtlos miteinander verknüpft.

Wie funktioniert die nahtlose Themenplanung?

Grundsätzlich kann die Planungsumgebung in monday.com entlang der jeweiligen Bedürfnisse aufgebaut werden. Deshalb sind viele Planungsspalten und Felder unabhängig von WoodWing Studio. Gleichzeitig gibt es solche, die mit WoodWing Studio verknüpft bzw. deren Informationen an WoodWing Studio überliefert werden.
In diesem einfachen Beispiel sind sieben Spalten für WoodWing relevant: Die zuständige Person (eine Einzelperson oder auch eine Gruppe), an die der Artikel in WoodWing zugewiesen/weitergeleitet wird, zum Beispiel «Layout». Zudem kann die planende Person bereits in monday.com auswählen, mit welchem Template ein Artikel in WoodWing angelegt werden soll. Hier können sowohl medienneutrale als auch direkt Printartikel-Templates zugewiesen werden. Das bedeutet wiederum, dass im Anschluss ein Digital-Only-, Digital-First-, Print-First- oder Print-Only-Ansatz verfolgt werden kann. Ebenso gibt es ein Eingabefeld für die Deadline und die Kategorie.

Sobald die nötigen Informationen eingegeben sind, können die Themen mit WoodWing verbunden werden, indem der entsprechende Status gesetzt wird:

Beim Beispiel «mondaymagazine» erscheint ein Thema (hier das Beispielthema) jeweils in Deutsch und Französisch. Deswegen gibt es zwei sogenannte Subitems. Bei Bedarf können weitere Sprachen hinzugefügt oder sich auf eine Sprache beschränkt werden.

Sobald die Verbindung hergestellt ist, wird in WoodWing in der jeweiligen Ausgabe ein Dossier erstellt. In diesem Dossier wird wiederum der Artikel basierend auf dem gewählten Template angelegt. Im aufgeführten Beispiel gibt es für jedes Datum eine französische und eine deutsche Ausgabe. Der Artikel bekommt automatisch den ersten Status der WoodWing Statuslandschaft. Dieser wird sogleich in monday.com reflektiert. Die Daten der weiteren Spalten werden übermittelt und sind in den entsprechenden Metadatenfeldern ersichtlich.

Die Spalten, die mit WoodWing interagieren, können nach Bedarf erweitert beziehungsweise ausgetauscht werden. Das ist nützlich, wenn andere oder weitere Metadaten übermittelt werden sollen. So oder so kann der Artikel nun in WoodWing entlang des definierten Workflows und der Statuslandschaft bearbeitet werden. Ändert sich der Status in WoodWing, wird diese Änderung in monday.com reflektiert. Ebenso Änderungen anderer Metadatenfelder.

monday.com als führendes System. Oder auch nicht!

Im gezeigten Beispiel ist monday.com das führende System. Das heisst, Ausgaben werden aus monday.com hinaus angelegt und nicht in WoodWing Studio selbst. Sobald in monday.com eine neue sogenannte Gruppe (Testausgabe) entsteht, ein Item (Thema) erfasst und deren Subitems verbunden werden, werden die entsprechenden Ausgaben angelegt.

Bei Bedarf kann das mit Entwicklungsaufwand angepasst werden. Das bedeutet, wenn in Studio eine Ausgabe angelegt wird, wird in monday.com die entsprechende Gruppe generiert. Trotzdem ist es weiterhin möglich, dass in monday.com eine Gruppe erfasst wird und diese dann in WoodWing eine Ausgabe erstellt – bidirektional. Ob monday.com oder WoodWing das führende System sein soll oder eine bidirektionale Lösung umgesetzt werden soll, ist eine Grundsatzfrage. Im Sinne eines stringenten Workflows bewährt sich monday.com als führendes System.

Das Interface

Zwischen monday.com und WoodWing Studio steht die a&f Cloud, betrieben von Amazon in Frankfurt. Für einen etwas tieferen Überblick:

Fragen? Fragen!

Bei weiteren Fragen stehen die Experten der a&f systems gerne zur Verfügung. a&f ist Gold-Partner von monday.com und beratet Sie gerne rund um das Work OS – egal, ob mit oder ohne Schnittstelle. Denn monday.com ist nicht nur als Tool für die Content-Planung, sondern für jegliche Art der Organisation von Teamarbeit, Projekten und Prozessen bestens geeignet. Probieren, statt nur lesen? Lösen Sie sich hier Ihren kostenlosen Probeaccount.

Möchten sie das Zusammenspiel von monday.com und WoodWing Studio in Aktion sehen? Schauen Sie sich das kostenlose Webinar zum Interface an.

Nächstes Webinar

Bleiben Sie grundsätzlich am Ball und melden Sie sich an für das nächste a&f-Webinar «Branche im Umbruch – Herausforderungen und Zukunftspläne!». Während sich der Wandel und die Digitalisierung bereits über die letzten Jahre beschleunigt haben, hat insbesondere das zu Ende gehende Jahr neue Herausforderungen und Unsicherheiten mit sich gebracht und die Kadenz weiter erhöht. Die a&f hat sich ausgiebig mit den neuen Anforderungen beschäftigt, hat den Austausch mit Branchenexpertinnen und Kunden gesucht. In diesem Webinar zeigt a&f zentrale Erkenntnisse dieser Begegnungen und erläutert auch markante Inputs und Ansichten, die a&f von Kundinnen und Kunden erhalten hat.

Kurzüberblick Webinar-Agenda

  • Begrüssung, Vorstellung & Übersicht
  • Herausforderungen! Womit der Markt konfrontiert ist
  • Bedenkliches! Was Kundinnen und Kunden der a&f beschäftigt
  • Zukunftsprojekt «Next»! Wie sich die a&f selbst fit macht für die Zukunft
  • Zukunftsfähiges Publizieren! Die a&f präsentiert den «Publishing Circle»
  • Fragen & Diskussion

Sabrina Meier
Business Analysis & Strategy
Certified monday.com-Consultant
smeier@a-f.ch
www.a-f.ch

Die a&f systems

Über monday.com hinaus verfügt die a&f systems ag über ein breites Hard- und Software-Portfolio, eine eigene a&f Cloud sowie über fast 40 Jahre Erfahrung als Systemintegrator. Der Schwerpunkt liegt auf produktions- und serviceorientierten Unternehmen sowie Verlagen, Mediendienstleistern/Agenturen und Corporate Publishern. a&f bietet Kunden alles aus einer Hand: Beratung, Vertrieb, Installation, Schulung, Support sowie Betrieb und eine 7×24-Notfall-HelpLine.

Zusammen mit der deutschen Tochtergesellschaft, der a&f systems gmbh mit Standorten in Hannover und München, hat a&f eine Marktführerposition in der Schweiz und Deutschland aufgebaut. Insgesamt betreut die a&f systems Kunden in 15 europäischen Ländern.

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