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Kanban in Workshops

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Die Agenda eines Workshops oder längeren Meetings ist wie der rote Faden, der uns als Moderatorin den Weg vorgibt. Ich habe mir angeeignet, die Agenda in einem Workshop sichtbar und für alle gestaltbar zu visualisieren.

Dies mache ich der Form eines Kanban Boardes. Das Workshop-Board eines Kanban-Workshops sieht so aus:

Diese Ziele verfolge ich damit:

  • Als Moderatorin kann die Teilnehmenden dort abholen wo sie heute stehen. Sprich, ich plane ca. einen halben Tag fix (alle Themen in der Spalte “Plan”) und adaptiere dann vorzu die Themen nach der Lerngeschwindigkeit meiner Kunden.
  • Die Arbeit im Workshop ist für alle sichtbar. Es wird sichtbar, was schon geleistet wurde (das liegt dann in der Spalte “Fertig”) und welche Arbeit noch zu tun ist.
  • Es schafft Klarheit und Transparenz, dies stärkt das Vertrauen der Teilnehmenden in den Workshop und in die Moderatorin.
  • Es gibt im Workshop Fokus und hilft, aufkommende Themen zu platzieren (in der Spalte “Optionen”) und anschliessend die Energie wieder auf das laufende Thema zu fokussieren.
  • Die Verantwortung für den Workshop-Inhalt liegt bei der Moderatorin, die Teilnehmenden sind aber in die Entscheidungsfindung eingebunden. Dies nicht nur auf der inhaltlichen Ebene, auch auf der strategischen Ebene (dem Ablauf) werden sie wertgeschätzt und können mitgestalten.

Wie gehe ich damit um:

  • Im ersten Thema “Check In” erkläre ich das Workshop-Board und wie die Teilnehmenden partizipieren können.
    • Alle Personen am Training können jederzeit Themen und Fragen in die Spalte “Optionen” einfügen. Es hat visuell und auch vom Zeitplan her Platz für ungeplantes.
  • Im Workshop gibt es kurze Planungsmeetings. Dabei besprechen wir gemeinsam, was aus den “Optionen” ins “Plan” gezogen wird. Falls wir uns mündlich nicht einig werden, lasse ich mit Handzeichen oder Dot-Voting abstimmen.
  • Bei mehrtägigen Workshops ist das Backlog sehr wertvoll, weil die Arbeit für alle Workshoptage auf dem Board ist. Es hilft, jeweils am Morgen rasch den Faden vom Vorabend aufzunehmen.

Diese Wirkung hat das Workshop-Backlog:

  • Ich erlebe sehr oft, dass die Teilnehmenden sich aktiv einbringen, Themen wünschen, viele Fragen stellen (notieren) und nach einer Kaffee- oder Biopause fragen. Oder sogar die Post-Its auf dem Workshop-Backlog verschieben. Sie fühlen sich als Teil des Workshops und nehmen wahr, dass sie den Inhalt des Workshops und den Workshop selber mitgestalten können.
  • Es wird auf einen Blick sichtbar, was nicht im Workshop behandelt wurde. Dies kann mitgenommen und falls gewünscht in einem späteren Workshop integiert werden.
  • Ganz oft können wir nicht alle Themen, die zu Beginn geplant waren, umsetzen. Dies wird auf dem Board sichtbar. Wie im echten Leben sind die Optionen einfach zu vielfältig und wir müssen uns bewusst für Inhalte entscheiden. Das Führen dieser Verzichtsdialoge ist eine elementare Praktik in erfolgreichen Teams. (Darüber schreibe ich in einem weitere Blogbeitrag 😀)

Diese Workshop-Boards lassen sich entweder auf einem Flipchart / Whiteboard vor Ort oder auf einem Miro Board (wie auf dem Bild) rasch und einfach herstellen.

Viele meiner Kunden sind begeistert von diesen Backlogs und nehmen es als eine wertvolle und einfache Moderationspraktik mit in ihren Berufsalltag.

Über mich

  • Franziska Stebler

    Mich begeistert es Menschen, Teams und Organisationen auf ihrem Weg zu einer sinnstiftenden und wertvollen Arbeitswelt zu begleiten. Ich bin in der Firma Organic Change zu Hause. www.organic-change.ch

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