- Remote Work: Kommunikation macht den Unterschied
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In meinem Arbeitsalltag, ich würde mich selber als Teilzeit-Digital-Nomad bezeichnen, beobachte ich immer wieder, wie man das Konzept von Remote Work doch ziemlich einfach umsetzen könnte, wenn man ein paar Dinge beachtet. Deshalb habe ich mich entschieden, dazu eine Serie hier im Blog werden zu lassen.
Heute geht es darum, was sich denn eigentlich ändert (oder ändern muss), wenn Teams zu Remote Teams werden. Auch dazu habe ich mich, wie im letzten Post dieser Serie, der Buffer State of Remote Umfrage bedient.
Eine Frage fand ich besonders spannend: «Was hat sich geändert, seit du remote arbeitest?»
Ins Auge sticht, dass die ersten beiden Punkte die Kommunikation betreffen, die beiden anderen Punkte sind eher persönlicher Natur.
Also; Wie ändert sich die Kommunikation, wenn Teams neu remote arbeiten?
Ein zentraler Punkt ist Kommunikation. Das ist meines Erachtens einer der wichtigsten Punkte, wo man ansetzen kann.
Gerade für Remote Workers (oder Digitale Nomaden), kann Kommunikation unnötigen Stress kreieren. Anstatt sich auf die Arbeit zu konzentrieren, muss man sich darum bemühen, mit allen möglichen Personen Termine zu finden, trotz Zeitverschiebung. Wie also lässt sich das lösen?
Anders gefragt, wie kann man denn besser kommunizieren?
Um dieser Antwort auf die Spur zu kommen, sollten wir Kommunikation mal unterscheiden. Es gibt eigentlich zwei Varianten, die man anwenden kann. Ich meine damit asynchrone, bzw. synchrone Kommunikation:
Wichtig ist, dass weder synchrone noch asynchrone Kommunikation besser ist. Aber; wenn man die falsche Variante für die falschen Themen nutzt, wird das für alle Beteiligten mühsam. Besonders für Remote-Worker.
Also keine Meetings mehr?
Es ist klar, dass sich nicht alle Themen via Chat lösen lassen. Das will niemand. Wir bei morntag haben eine gute Lösung gefunden mit wöchentlichen Meetings. Davon gibt es zwei. Eines, wo wir strategische Themen, Marketing und solche Sachen besprechen. Und dann noch ein zweites, unser Sprint-Planning Meeting. Mit diesen beiden Meetings haben wir Gefässe für die dringlichsten Themen und auch Raum für Diskussionen, die über Chats nicht zielführend sind.
Egal, wo wir sind; Wir versuchen alle, die wöchentlichen Meetings einzuhalten und im Notfall so zu schieben, dass alle dabei sind. Gleichzeitig sind diese zwei Meetings in der Regel alles, was wir an synchroner Kommunikation haben.
Das hat einen Grund. Um möglichst allen die Remote-Arbeit zu ermöglichen, sollte man die synchrone Kommunikation aufs Minimum runterschrauben. So wenig Meetings wie möglich, aber so viele wie nötig.
PS: Um Meetingtermine zu finden, nutze ich seit unserer Weltreise Calendly. Das ist DAS Tool, besonders wenn ihr in verschiedenen Zeitzonen arbeitet. (Google Suite und Outlook bieten ähnliche Systeme an)
Chatten. Ist das nicht mühsam?
Was ich immer wieder beobachte: Chats, Mails und Co. werden nicht gerne genutzt, weil die Werkzeuge fehlen. Anders gesagt: Asynchrone Kommunikation wird oft nicht angewendet, weil sie schlecht umgesetzt ist. Also, weil es keinen Plan oder keine Regeln dafür gibt. Oder auch, weil die Technik nicht stimmt.
Dabei ist das Problem sehr naheliegend. Wir alle haben Knigge gelernt für Webmeetings. Pünktlich sein, Kamera an, Mik aus, vorbereitet kommen. Aber für die asynchrone Kommunikation fehlt es oft, einerseits an der passenden Technologie und andererseits an geregelten Abläufen.
Starten wir mit der Technik.
Ich sage es mal so: Ein Slack-Channel eröffnen ist in der Regel einfach nicht genug. Die technischen Rahmenbedingungen müssen stimmen. Für uns als Remote-Firma läuft das so:
- Wir haben Google Chat (ähnlich wie Slack) für Fragen oder Themen, die zwar kurzfristig sind (also nicht eine Woche auf ein Meeting warten können), aber keine spezifische Aufgabe betreffen.
- Wir haben aber auch die Chats in ClickUp-Tasks. Dort schreiben wir, wenn es um Themen geht, die direkt mit einer Aufgabe verknüpft sind. Diese technische Möglichkeit macht es uns deutlich leichter, zügig zu kommunizieren. Ich muss nicht schreiben «Es geht um Projekt A, wir haben dort ja Task B und ich müsste dort von dir eine Bilddatei haben. Kannst du mir die in Ordner XY ablegen?». Es geht einfacher. Ich schreibe in den betreffenden Task: «@Corinne kannst du mir hier noch das Logo schicken?». Corinne kriegt automatisch eine Nachricht, legt mir die Datei direkt im Task ab, ich kriege automatisch eine Nachricht.
Asynchrone Kommunikation ist einfacher, wenn die Technik passt. Was einfach ist, wird auch öfter genutzt.
Und dann sollte man auch Erwartungen klären
Was genau heisst «schnell erreichbar»? Stelle diese Frage mal deinem Team. Ich bin sicher, du kriegst ganz verschiedene Zeitangaben! Deshalb ist es wichtig, dass man über Erwartungshaltungen spricht.
Wir bei morntag haben zusammen abgemacht, was die Erwartungen sind für Chat, für ClickUp und für Mail. Und wir haben auch diskutiert, wann man synchrone Kommunikation erwartet (z.B. jemanden anruft) und wann nicht.
Das macht es möglich, dass alle in unserem Team dann und dort arbeiten können, wann sie möchten. Das kann dich übrigens auch zu einem attraktiveren Arbeitgeber machen, einfach so als Nebeneffekt!
Was denkst du?
Wann funktioniert Kommunikation richtig? Worauf achtet ihr, im Bezug auf synchrone und asynchrone Kommunikation?
LinkedIn Learning Training zu Remote Work
Wir von morntag durften unsere Learnings in einem Online-Kurs zusammentragen. Dieses Training auf LinkedIn Learning ist ein Audio-only Kurs und kann wie ein Podcast gehört werden. Schau doch mal vorbei!
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