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Second Brain als Team

Banner mit einem Gehirn in der Mitte und Personen, die mit Pfeilen damit verbunden sind.
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Seit einiger Zeit beschäftigt mich das Thema Wissensbeschaffung und Wissensmanagement. Als Quereinsteiger habe ich auch nach mittlerweile drei Jahren Erfahrung als Coder und Webdesigner immer noch das Gefühl, eigentlich nichts zu wissen. Oder vielleicht 2%, maximal 5%. Und das in einer Branche (Tech-Industrie) und in einem Segment davon (Frontend-Entwicklung), welche zu den schnelllebigsten unserer Zeit gehört. Das heisst, es braucht schon einen gewissen Einsatz, nur um überhaupt auf dem Laufenden zu bleiben. Und es braucht ein gutes System, um auf bereits erlerntes einfach und schnell zugreifen zu können.

Das zweite Gehirn

Lange Zeit hat mir ein solches System gefehlt. Mal habe ich mir in meinem Notes-App ein paar Sachen notiert, mal bei längeren Kursen ein Paar Seiten in einem Pages-Dokument gefüllt. Häufig google ich dann auch immer die selben Dinge wieder und wieder. Oder benutze AI-Tools wie Gemini. Das hat zwar meist funktioniert und früher oder später habe ich die Information gefunden, die ich brauchte. Aber es fühlte sich ineffizient und unbefriedigend an. Auch als Team haben wir immer mal wieder von internem Wissenstransfer gesprochen, es aber nur halbherzig umgesetzt. Bis ich vor einigen Monaten auf das Konzept des Second Brains (zweites Gehirn) gestossen bin.

Die Idee dahinter ist simpel: Schon nur in unserer Freizeit konsumieren wir im Schnitt 100’000 Wörter pro Tag an Informationen. Das sind etwa 34 Gigabyte Speicherplatz! Pro Tag! Und all diese Informationen lösen wiederum Assoziationen, Verknüpfungen und Ideen in unserem Gehirn aus. Aber unser Gehirn ist gemacht, Ideen zu haben, nicht, sie zu behalten. Oder anders anders ausgedrückt, unser Gehirn ist vor allem darin gut, uns morgens um 2:00 Uhr eine brillante Idee zu geben. Weniger darin, uns am nächsten Tag damit zu helfen, sich an die Idee von letzter Nacht zu erinnern.

The mind is for having ideas, not holding them.

David Allen

Es wäre also auf der einen Seite durchaus hilfreich, ein möglichst effizientes aber dennoch robustes System zu haben, spontane Gedanken schnell aufzuschreiben. Aber auch neu erlerntes Wissen einfach abzuspeichern, zu verarbeiten und zu vernetzen. Denn so funktioniert auch unser Hirn. Es vernetzt neues mit bereits bestehendem Wissen, um es so zugänglicher zu machen.

Die Idee von einem zweiten Gehirn ist nun, einen (Groß)Teil des eigenen Wissensmanagements auszulagern. Und dieses Konzept ist nicht neu. Seit jeher externalisieren Menschen Wissen und Ideen, um sie sich und anderen zugänglicher zu machen. Und in einem Team kann sich eine für alle zugängliches Wissensdatenbank exponentiell entfalten. Wenn man das richtige System mit dem richtigen Tool anwendet.

Das System

Ein zentrales Element in einem Second Brain ist dessen Aufbau und Struktur. Und da gibt es verschiedene Arten von «Second Brainern»:

Typ eins legt sich für jedes Themengebiet Ordner an, darin dann Unterordner für Unterthemen und dort wiederum Unterordner und dann irgendwann die tatsächliche Textdatei mit dem Wissensinhalt.

Typ zwei steckt sämtliche Textdateien in einen Ordner. In den Textdateien hat aber aber jeweils Tags gesetzt die Kategorie des Inhalts, Schlagwörter etc.

Beide Ansätze funktionieren. Es kommt schlussendlich darauf an, wie sehr man mit dem zugrundeliegenden System vertraut ist und wie man später beispielsweise nach etwas suchen möchte. Ich zum Beispiel habe bei meinem persönlichen Second Brain die PARA Methode für eine grobe Ordnerstruktur angewandt. Da ich in der Regel mit einem Such-Tool nach einem Begriff suche, nützen mir Kategorie-Tags und Schlagwörter in der Datei selbst mehr, als eine zu verschachtelte Struktur.

Wichtig ist, dass man sich auf ein System festlegt und dieses dann allenfalls schärft und verfeinert. Wir bei morntag haben uns entschieden, eine ausbaufähige Ordnerstruktur anzulegen, die nach Themengebieten organisiert ist. Und sind aktuell am testen, wie gut die Suchfunktionen in dem von uns gewählten Tool funktionieren.

Das Tool

Es gibt mittlerweile sehr viele Tools, die einem den Aufbau eines Second Brains erleichtern. Wir haben im vornherein festgelegt, welche Kriterien das Tool für uns erfüllen muss. Diese Kriterien können von Team zu Team, von Mensch zu Mensch unterschiedlich sein.

Einfache Verlinkung

Wie unser biologisches Gehirn ist auch das Second Brain abhängig von der Fähigkeit der Verlinkung. Wissen ist nie isoliert und je mehr Verbindungspunkte von einer Wissenseinheit weg- und zu einer Wissenseinheit hinführen, desto gefestigter ist dieses Wissen. Ich muss also auch in meinem Second Brain in der Lage sein, von überall in Dokument A auf Dokument B zu verweisen, sei es im Titel, in einem Schlagwort oder mitten im Inhalt. Das hilf auch dabei, die einzelnen Einheiten klein und modular zu halten. Was wiederum bei der Verwendung Zeit spart, weil man nicht seitenweise Bleiwüsten lesen muss, bis man zum gesuchten Wissen gelangt.

Möglichst ohne Reibung

Je grösser der Aufwand für mich ist, eine Idee oder Erkenntnis festzuhalten, desto grösser ist die Gefahr, dass ich es nicht mache. Das heisst, der Widerstand muss möglichst gering sein. Muss ich mich zuerst irgendwo einloggen, warten, bis die Seite geladen hat, den richtigen Ordner suchen etc., dann gehen potenziell viel Wissen und viele Ideen verloren, respektive werden nicht geteilt.

Jederzeit & überall Zugriff

Egal ob nachts um 02:00 Uhr, im Zug zur Arbeiten, beim Sonntagsspaziergang: Alle im Team müssen jederzeit und von überall auf das Tool zugreifen können, mit Computer und Mobiltelefon. Alle Einträge müssen jederzeit synchronisiert und verfügbar sein – im besten Fall sogar mit einer Offline-Funktion.

Suchfunktion

Egal, welche Art von System man sich zurechtgelegt hat, eine gute Suchfunktion ist fast ein Muss. Und diese beinhaltet nicht nur das durchsuchen nach Dateinamen, sondern auch nach Inhalten. Schliesslich ist etwa 50% des Jobs des Second Brains die Wissensabfrage. Und je effizienter die funktioniert, um so öfter greife ich auf das Second Brain zurück. Und um so mehr Spass macht es auch.

Wir bei morntag haben uns entschieden, unser Second Brain in ClickUp aufzubauen (kein Sponsoring!). Aus dem einfachen Grund, weil ClickUp einerseits die meisten Kriterien erfüllt, andererseits weil es bereits ein fester Bestandteil unseres Projektmanagements ist. Und da kann es manchmal die richtige Entscheidung sein, ein bereits bestehendes und vertrautes Tool zu wählen.

Für mein persönliches Second Brain habe ich mich für Obsidian entschieden. Für mich spricht hier, dass meine Dokumente immer lokal als Markdown-Dateien gespeichert werden und nach Wunsch mit anderen Geräten synchronisiert werden können. Dadurch kann ich während des Programmierens im Editor entweder kurz Dateien nach Wissen durchsuchen oder neue anlegen, ohne die Oberfläche verlassen zu müssen. Es gibt zwar bei Obsidian zahlreiche Community-Plugins, leider noch keins für die direkte Anbindung an einen ClickUp Workspace mit Dokumenten. Kann sein, dass das mein nächstes Feierabend-Projekt wird.

Wie sieht dein Second Brain aus, falls du eins hast? Welches System verwendest du, welches Tool? Hast du auch schon darüber nachgedacht, es im Team einzuführen, oder habt ihr bereits ein System für den Wissenstransfer?

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Diskussion

8 Responses

  1. Ich schwanke noch zwischen Obsidian, Notion und Apple Notes für meine persönlichen Notizen.
    Was ich für eine Firma bedenken würde: Wenn alles in der Cloud liegt ist man dem Anbieter komplett ausgeliefert. Sollte eine Firma dann mal den Stecker ziehen ist das gesamte Wissen weg – ein nicht zu unterschätzender Wert einer Firma. Daher bei der Evaluation gut abklären, wie es mit einem Export oder Back-up auf eigene Rechner/Server ausschaut. Und falls das angeboten wird dies auch regelmässig machen.

    1. Guter Punkt! Proprietäre Systeme sollten dahingehend immer gut hinterfragt werden! Bei ClickUp gibt es beispielsweise die Möglichkeit, alle Daten zu exportieren. Das machen wir sowieso regelmässig als Backup. Für Obsidian spricht halt da, dass die Daten grundsätzlich auf der Maschine des Users liegen. Synchronisierung mit anderen Geräten ist optional und dann auch kostenpflichtig. Es gibt aber Workarounds. Ich habe beispielsweise meinen privaten Obsidian-Vault mit der App auf dem Mobiltelefon synchronisiert. Zusätzlich habe ich noch ein Plugin installiert, das stündlich ein Backup von meinem Vault auf Github hochlädt.

    1. Hi Matthias

      Bei «Notizen» sind natürlich sehr wichtige Grundfunktionen für ein Second Brain schon integriert. Toll! Wie bist du mit der Suchfunktion zufrieden? Oder nutzt du die überhaupt?

      1. Hi Brian,

        mit der Suchfunktion bin ich eigentlich ziemlich zufrieden. Da ich vorher eine Software verwendet habe, die dann nicht fortgeführt wurde, bin ich mit Notizen sehr zufrieden, da ich davon ausgehe, dass diese App immer da sein wird.
        Gerade habe ich entdeckt, dass auch #Tags und Verlinkungen gehen, was ich bisher noch nicht verwendet habe. Da hast Du mich auf die Idee gebracht!

  2. Hey,

    ja, mit dem Second Brain ist das so eine Sache – also bei mir zumindest – ich bin da nicht strikt konsequent genug. Will heißen, mal ist es ein Screenshot, der einen Namen nach dem ‘Thema’ bekommt, ein Lesezeichen im Browser oder mal ist es ‘nur’ der Link, der bei mir in OneNote gesteckt wird. Bin aber mit den schnellen Notizen und Hilfestellungen nur digital unterwegs – kein Notebook, wo etwas aufgeschrieben wird – denn ‘Ergebnisse’ müssen auch bei mir schnell gefunden werden. Und dann kommt aber doch DIE EINE Frage: ‘Ich hab’s doch gehabt, wo war es jetzt?’
    Und das dann noch mit dem Team!
    Aber ich glaube, Disziplin ist da alles und ‘im’ Team, ‘mit dem’ Team lernt man noch eher, als wenn man es für sich alleine tut. Weil dann kommt nämlich die Frage vom Kollegen:in: ‘Sag’ mal, du hattest doch vor zwei Wochen das Gleiche wie haste denn das gelöst?’.
    Grundsätzlich stimme ich dir aber zu, ein Second Brain hilft ungemein, in welcher Art (digitalen) auch immer. Es entlastet ungemein. Und wie im natürlich Leben, man weiss ja, das es da ist, man muss nur wisse wo. 😉

    Gruss

    1. Hi Frank

      Sehr gut nachvollziehbar. Schlussendlich gibt es hier wie bei allem keine One-Size-Fits-All Lösung. Aber gerade beim Suchen bin ich immer wieder froh, alles relativ zentral gespeichert zu haben. Und dazu ein Suchtool zu nutzen, das eben auch gleich die Dateiinhalte mitliest.

      Bezüglich der Disziplin, da hilft eine Art Rechenschaftsbeziehung im Team auf jeden Fall. Man sollte aber auch bei der Auswahl des Systems und der Tools möglichst darauf achten, dass sowenig Disziplin wie möglich nötig ist. Wie im Post erwähnt, so wenig Reibung/Aufwand/Widerstand wie möglich, um etwas zu erfassen.

      Liebe Grüsse
      Brian

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