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Todo: Todos verwalten und zügeln

Ich hatte sie alle: Asana, Omnifocus, Trello, Google Tasks, Toodledo, Todoist, Apple Reminders, Wunderlist, Things, AnyDo… you name it. Und immer wieder mal ziehe ich von der einen Plattform auf eine andere um.

Seit Jahren kann ich (leider) nicht mehr sein ohne Todo-Liste. Wo ich auch bin, wann immer mir etwas in den Sinn kommt, es landet in der Inbox meiner digitalen Todo-Liste. Dort wird dann triagiert, geplant, erledigt, abgehakt.

Das Verwalten

In meinem (und wohl auch in deinem) Leben gibt es zwei grosse Bubbles: alles was bei der Arbeit anfällt und alles, was zuhause zu tun ist. Manchmal sind es einzelne Tasks, manchmal kleine Projekte, manchmal langjährige Aufträge mit diversen Subprojekten. Manchmal vermischen sich die beiden Welten und: ich bin nicht allein. Beim Abarbeiten meiner Todo-Liste helfen mir logischerweise viele andere Leute, die wiederum eigene Todo-Listen haben. Das ist knifflig.

Die perfekte Lösung gibt es wohl nicht, deshalb auch mein ständiges Ausprobieren von neuen Plattformen und Tools. Für alle, die es interessiert kann ich zur Zeit folgende Empfehlungen aussprechen:

Taskmanagement in Teams

Asana oder Trello. Beide webbasiert, beide auf Teams ausgelegt, beide über IFTTT oder Zapier einfach mit der Online-Welt verknüpf- und automatisierbar.

Taskmanagement auf dem Mac

Omnifocus. Das teuerste, aber auch das umfangreichste App. Leider ausschliesslich für Mac-User. Dort aber perfekt in alle Systeme integriert. Inklusive AppleWatch.

Taskmanagement in gemischten Systemumgebungen

Todoist oder Wunderlist. Momentan eher Todoist, da Wunderlist von Microsoft aufgekauft wurde und momentan nicht klar ist, wohin die Reise geht.

 

Der Umzug

Nun aber noch zum eigentlichen Zweck dieses Posts. Aus Gründen habe ich also meine gesamte Todo-Liste schon öfters vom einen System ins andere zügeln müssen. Manchmal geht das über einen Export, meistens muss man alle Todos neu erfassen. Nun hab ich aber letzte Woche ein schickes Tool entdeckt, welches den Umzug auf eine andere Online-Todo-Plattform per Knopfdruck erledigt. Naja, es braucht mehrere Buttons, da das Tool einige wohl durchdachte Settings abfragt. Am Schluss kann man aber zurücklehnen und zuschauen, wie das Tool arbeitet.

https://todoport.com/index.html

Hier die Kurzbeschreibung von Todoport: easily and quickly migrates your tasks between Wunderlist, Asana, Google Tasks, Toodledo, Trello, Todoist, and Apple Reminders. If you want to switch task managers, Todoport can transfer your tasks, projects, reminders, attachments (and more) in minutes! Todoport costs $5 (USD) for as many exports as you like. (während 24 Stunden)

P.S: Egal, welches Tool: das System hinter meiner Todo-Verwaltung bleibt immer das gleiche. Meine persönliche Adaption von „Getting Things Done“, einer sehr effizienten Methode, die vom Bestseller-Autor David Allen vorgestellt und entwickelt wurde.

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roman.schurter@gmail.com
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Diskussion

8 Antworten

  1. Habe wieder mal diesen Artikel hervorgekramt. Danke!

    Was würdest du empfehlen, um die Kommunikation mit “To-Do’s” innerhalb eines Incopy-Workflows zu handeln?
    Also zwischen einer externen Redaktion und einem Layout-Team auf zwei Standorte verteilt?

    Die meisten Tools sind dann halt immer grad extrem mächtig und überborden schnell. Bislang missbrauchten wir dafür Trello. Aber so richtig glücklich werden wir nicht dabei. Vor allem, weil der Versand der Todo-Mails nicht klappt.

    1. Freut mich, dass dir der Artikel gefällt 🙂 Eine Empfehlung ist etwas schwierig, da ich jetzt euer Setup noch nicht wirklich kenne. Aber wenn es um einfache Todo-Tools geht, dann halte ich Wunderlist (jetzt bei Microsoft) schon mal für einen guten Ansatz. Oder Todoist, auch das überbordet nicht so schnell.
      Schreib mir schnell eine Mail (r.schurter@compendio.ch), falls du mir dein Setting noch etwas detaillierter schildern möchtest. Dann kann ich eine noch etwas genauere Empfehlung abgeben.

  2. Von Microsoft gibt es ja jetzt “To-Do”. Wohl, was sie aus Wunderlist machen. Sieht ansprechend aus, habe mir aber noch nicht die Zeit genommen, das Ding zu testen.

    Ich switche wie Roman auch hin und wieder. Aber lande dann sehr schnell immer wieder bei Todoist. Aber ich muss sagen, dass ich die Tasks nicht im Team bearbeite.

    Kürzlich wurde ich in einem Kommentar hier im Publishingblog auf die Kanban-Erweiterung für Todoist hingewiesen: https://trelloist.com/

    1. Ja, Microsoft hat tatsächlich schon einen “Nachfolger” von Wunderlist in Umlauf gebracht. Allerdings haben sie sich leider nicht so recht geäussert, ob Wunderlist vollständig in “Todo” aufgehen wird. Momentan gibts da ausser ganz einfachen Checklisten nicht viel zu erfassen.

    2. Trelloist ist eine coole Lösung. Allerdings eignet sie sich für mich nicht, da man darin nur ein Projekt bewirtschaften kann. Hier bietet mir tatsächlich Asana die beste Lösung, denn da kann ich in jedem einzelnen Projekt entscheiden, ob ich es als Liste oder als Board bewirtschaften möchte.

  3. Ich bin auch so ein «Abhäkle»-Mensch. Seit Jahren von Wunderlist begeistert, weil es alles Funktionen (kostenlos) beherbergt, die ich brauche und auf allen Systemen perfekt läuft (Android, iOS, OS X und Windows). Dass es von letzteren aufgekauft wurde, wusste ich gar nicht. Hoffe doch sehr, dass ich in Zukunft als primäre Mac- und iPhone-Nutzerin nicht ausgeschlossen sein werde. Dann müsste ich mir eine Alternative suchen. Aber die gibt es ja zum Glück, wie hier im Artikel aufgezeigt wurde. 🙂

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